예산군에는 행정의 산물인 기록물을 보관하는 637㎡ 규모의 기록관이 있다.

군은 신청사로 이전시 면적을 넓히고 자동화된 시스템을 도입해 원본기록물의 온전한 보존과 체계적으로 분류.관리하면서 예산 행정의 역사를 정리하고 있다.

청사 지하 1층에 위치한 기록관(서고. 열람실. 문서정리실)은 매년 이관되는 기록물이 해마다 수량. 형태가 달라 추산하기 어려우나 평균 수준으로 예상하면 10만권 이상을 보관할 수 있다.

옛 청사는 보관량이 3만권 정도로 3배 이상 늘었다.

또한 기록물 보관, 열람의 편의를 위해 신청사 설계단계부터 전동식 모빌-렉 시스템을 도입했다.
이 시스템은 바닥에 설치된 레일을 통해 이동식 서가가 버튼에 의해 움직여 힘을 들이지 않고 보관함을 확인할 수 있는 자동장치로, 평소 서가간 여유 공간 없이 밀착돼 있다가 자동시스템에 의해 공간이 만들어지는 것이 특징이다.

이와 함께 중요문서에는 전자라벨을 부착해 보존상자 안에 보관돼 있는 기록물의 유무를 쉽게 파악할 수 있고, 기록물을 무단으로 반출할 경우 경보음이 울려 문서의 분실 및 유실을 방지할 수 있다.

행정 기록물은 중요도와 내용에 따라 보관기간이 다르고, 기록물의 공개여부도 사안에 따라 달라 기록관실 출입은 승인된 공무원과 관계자만이 할 수 있다.
또한 승인된 공무원일지라도 열람실에서 단순 열람은 가능하나 기록물 반출은 매우 까다로운 절차를 밟아야한다.
이러한 조치는 행정이 추진한 사업에 대해 이력을 관리하고 책임소재를 알 수 있는 점에서 중요하다.

군은 유일본인 기록물의 원형 훼손을 방지하고 보존하기 위해 디지털 사업을 추진해, 관계 공무원은 기록관을 방문하지 않고도 개인 책상에서 기록물을 열람할 수 있게 된다.

시간과 비용문제로 우선 오래된 필름사진과 신문스크랩 기사를 디지털화하고 있으며, 점차 그 범위를 넓혀나갈 예정이다.

추가로 서고관리시스템을 도입해 공무원에게 기록관 보존 기록물에 대한 정보를 제공할 예정이며, 읍.면.사업소 등 직속기관에 대한 중요기록물도 이관할 계획이다.

신은정 기록연구사는 “신청사 기록관은 거시적 안목을 가지고 신청사 건립을 추진한 노력의 흔적이며, 기록물이 투명한 행정의 기초가 되고 나아가 예산군 정체성의 토대가 될 것”이라고 말했다.